引言
退租申請書是公司在租賃合同期滿或提前終止租賃關(guān)系時，向房東正式提出解除合同關(guān)系的書面申請。一份規(guī)范的退租申請書可以幫助雙方明確責(zé)任，避免不必要的糾紛。本文將詳細(xì)介紹如何撰寫公司退租申請書，提供范文示例，并解釋其中的關(guān)鍵點(diǎn)。
一、退租申請書的基本格式
退租申請書應(yīng)包含以下幾個部分：
- 標(biāo)題：居中寫明“退租申請書”。
- 稱呼：頂格書寫房東或物業(yè)管理公司的全名，如“尊敬的XX公司/先生/女士”。
- 正文：包括退租原因、退租時間、相關(guān)費(fèi)用結(jié)算等內(nèi)容。
- 結(jié)尾：表達(dá)感謝和希望對方理解的意愿。
- 落款：寫明公司名稱、日期及聯(lián)系方式。
二、具體寫作步驟
1. 標(biāo)題
- 示例：退租申請書
2. 稱呼
- 示例：尊敬的XX公司/先生/女士（房東的名字）
3. 正文
3.1 開頭部分
簡單說明寫信目的，即申請解除租賃合同。
- 示例：您好！因我公司業(yè)務(wù)調(diào)整，現(xiàn)特此申請于XXXX年XX月XX日解除與貴方簽訂的位于XX地址的租賃合同。
3.2 主體部分
詳細(xì)說明退租的原因以及具體的退租日期。如果有特殊情況需要提前搬離，也應(yīng)在此部分說明。
- 示例：由于近期市場環(huán)境變化，導(dǎo)致我司經(jīng)營狀況不佳，決定關(guān)閉位于上述地址的辦公地點(diǎn)。因此，懇請貴方同意自XXXX年XX月XX日起終止租賃關(guān)系。在此期間，我司將積極配合完成所有交接手續(xù)，并保證不影響貴方后續(xù)招租工作。
3.3 結(jié)算部分
列出需清算的各項費(fèi)用，如租金、水電費(fèi)等，并承諾按時支付任何應(yīng)付款項。
- 示例：根據(jù)合同約定，截至XXXX年XX月XX日止，我司尚欠租金共計人民幣XX元整；水電及其他雜費(fèi)共計人民幣XX元整。以上金額我司將于收到本函后三日內(nèi)全額支付至指定賬戶。同時，對于已繳納但尚未消耗完的服務(wù)（如寬帶），我司愿意按照實際使用情況折算后返還相應(yīng)款項。
4. 結(jié)尾
對房東表示感謝，并希望得到理解和支持。
- 示例：感謝您在過去一年里給予的支持與幫助。希望您能夠體諒我方當(dāng)前面臨的困難，并盡快回復(fù)確認(rèn)此次退租事宜。若有任何疑問或需要進(jìn)一步溝通之處，歡迎隨時聯(lián)系我們。
5. 落款
注明公司全稱、聯(lián)系人信息及發(fā)送日期。
- 示例：此致 敬禮！ [公司名稱] [聯(lián)系電話] [電子郵箱] [日期]
三、注意事項
- 確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，尤其是涉及金錢數(shù)額的部分。
- 語氣要誠懇禮貌，即使存在分歧也應(yīng)保持冷靜客觀的態(tài)度。
- 發(fā)送前最好讓律師審核一遍，確保符合法律規(guī)定且不會損害自身權(quán)益。
- 如果可能的話，最好能面談解決問題，這樣更有利于增進(jìn)相互理解和信任。
結(jié)語
通過上述指導(dǎo)，相信您可以順利地編寫出一份既專業(yè)又人性化的退租申請書。記得在整個過程中都要保持積極溝通的態(tài)度，爭取以和平友好的方式結(jié)束這段租賃關(guān)系。祝您一切順利！