在招投標(biāo)過程中，中標(biāo)后棄標(biāo)是一種相對不常見的情況。然而，由于各種原因，有時中標(biāo)者可能會選擇放棄已經(jīng)獲得的中標(biāo)資格。在這種情況下，撰寫一封得體的棄標(biāo)函是非常重要的，因為它不僅體現(xiàn)了中標(biāo)者的職業(yè)道德和誠信，也是維護雙方關(guān)系、減少法律糾紛的重要手段。本文將探討如何撰寫一封專業(yè)的中標(biāo)后棄標(biāo)函。
一、了解棄標(biāo)函的重要性
需要明確的是，中標(biāo)后棄標(biāo)是一個嚴肅的決定，可能對投標(biāo)方的聲譽造成不利影響。因此，在決定棄標(biāo)之前，必須仔細權(quán)衡利弊，并確保有充分的理由。一旦決定棄標(biāo)，及時向招標(biāo)方發(fā)出正式的棄標(biāo)函就顯得尤為重要。
二、棄標(biāo)函的基本要素
標(biāo)題
標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，如“關(guān)于X項目的棄標(biāo)函”。
稱謂
根據(jù)收件人的身份選擇合適的稱謂，如“尊敬的[招標(biāo)單位名稱]”、“敬愛的招標(biāo)委員會”等。
正文
正文是棄標(biāo)函的核心部分，應(yīng)包括以下正文：
- 說明身份：明確指出發(fā)函人是誰，以及在此次招投標(biāo)中的角色。
- 表達歉意：對于給招標(biāo)方帶來的不便表示誠摯的歉意。
- 陳述理由：清晰、具體地解釋棄標(biāo)的原因。這些理由應(yīng)該是真實、合理的，避免模糊或不誠實的說法。
- 感謝機會：對招標(biāo)方給予的機會表示感謝。
- 后續(xù)安排：如果可能的話，提出一些補救措施或者建議，以顯示誠意和責(zé)任感。
結(jié)尾
結(jié)尾部分通常包括再次致歉、請求理解以及對招標(biāo)方未來的祝福。
簽名和日期
不要忘記在信件末尾簽上名字和日期。
三、示例范文
以下是一封典型的中標(biāo)后棄標(biāo)函范文：
關(guān)于XX項目的棄標(biāo)函
尊敬的[招標(biāo)單位名稱]：
您好！
我是[公司名稱]的法定代表人/項目負責(zé)人，就[項目名稱]招投標(biāo)活動事宜致函貴單位。首先，對于我方在此項目中標(biāo)后決定放棄中標(biāo)資格一事，我們深感遺憾，并對由此給您造成的不便表示最誠摯的歉意。
經(jīng)過深思熟慮和內(nèi)部討論，我們認為由于[具體理由，例如資金問題、技術(shù)障礙、市場變化等]，繼續(xù)參與該項目將不符合我們公司的最佳利益。因此，經(jīng)過慎重考慮，我們做出了放棄中標(biāo)資格的決定。
我們非常感謝貴單位提供的機會，并對您的工作表示衷心的感謝。同時，我們也愿意與貴單位就此事進行進一步溝通，以尋求最佳解決方案。如果貴單位有任何疑問或需要進一步的信息，請隨時與我們聯(lián)系。
再次為我們的棄標(biāo)決定向貴單位表示歉意，并祝愿貴單位的項目順利進行。
此致
敬禮！
[公司名稱]
[聯(lián)系人姓名]
[聯(lián)系電話]
[電子郵箱]
[日期]
四、結(jié)語
撰寫中標(biāo)后棄標(biāo)函時，務(wù)必保持誠懇、專業(yè)的態(tài)度，清晰地表達棄標(biāo)的原因和對招標(biāo)方的尊重。通過這樣的方式，即使在不利的情況下，也能夠盡可能地維護良好的商業(yè)關(guān)系和公司形象。