在商業(yè)溝通中，情況說明函是一種常見的書面文件，用于對特定情況進(jìn)行解釋和闡述。本文將介紹情況說明函的基本格式以及提供一篇范文供參考。
情況說明函的格式
1. 信件頭部
- 發(fā)件人地址：包括公司名稱、部門、地址、城市、郵編、國家。
- 收件人地址：包括收件人的全名、職務(wù)、公司名、地址、城市、郵編、國家。
- 日期：書寫信件的日期。
2. 稱呼
通常使用“尊敬的 [收件人姓名或頭銜]”作為開頭。
3. 正文
- 引言段落：簡要介紹寫信目的和背景。
- 詳細(xì)說明段落：詳細(xì)描述具體情況及其原因、影響等。
- 解決方案段落：提出解決問題的方法或建議。
- 結(jié)尾段落：表達(dá)希望得到理解和支持，并表示愿意提供更多信息。
4. 結(jié)束語
常用“此致敬禮”、“順祝商祺”等禮貌用語。
5. 簽名
包括手寫簽名和打印姓名，有時還包括職位和聯(lián)系信息。
6. 附件（如有）
列出所有隨信附上的文件。
范文
[發(fā)件人公司LOGO] 上海市浦東新區(qū)張江高科技園區(qū)李冰路123號 ABC公司市場部 郵編: 200120 中國
[日期]
[收件人姓名] [收件人職務(wù)] [收件人公司名稱] [收件人地址] [收件人城市, 郵編, 國家]
尊敬的 [收件人姓名],
我代表ABC公司就近期發(fā)生的關(guān)于產(chǎn)品交付延遲一事向您致以最誠摯的歉意，并希望通過此函說明相關(guān)情況。
我們了解到由于產(chǎn)品未能按時交付給您的公司，這可能已經(jīng)影響了您的業(yè)務(wù)計劃和客戶滿意度。請允許我對由此帶來的不便表示深深的歉意。我們非常重視與貴公司的合作關(guān)系，并希望能夠盡快解決這一問題。
經(jīng)過內(nèi)部調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致延期的主要原因是我們的供應(yīng)商在生產(chǎn)過程中遇到了技術(shù)障礙，這直接影響了我們的生產(chǎn)進(jìn)度。我們已經(jīng)與供應(yīng)商進(jìn)行了緊急溝通，并制定了加快生產(chǎn)的方案。預(yù)計在接下來的兩周內(nèi)，所欠貨物可以全部補充完畢并安排發(fā)貨。
為了彌補這次延誤給貴公司帶來的損失，我們提議為本次訂單提供10%的折扣，并將在未來的合作中給予優(yōu)先考慮權(quán)。我們希望這些措施能得到您的理解和接受。
如果您有任何疑問或需要進(jìn)一步的信息，請隨時與我聯(lián)系。我們期待繼續(xù)與貴公司保持良好的合作關(guān)系，并承諾將采取一切必要措施避免類似情況再次發(fā)生。
再次感謝您的理解和支持。
敬上,
[手寫簽名] [打印姓名] [職位] [聯(lián)系電話] [電子郵箱]
附件: 無
以上是一份標(biāo)準(zhǔn)的情況說明函格式及范文。在實際應(yīng)用中，應(yīng)根據(jù)具體情況調(diào)整內(nèi)容和語氣，以確保信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和有效溝通。