在商業(yè)溝通中，確認函是一種正式的文書，用于確認雙方之前的交流內(nèi)容，如電話、會議或郵件討論的細節(jié)。它有助于防止誤解和遺忘，并作為后續(xù)行動的依據(jù)。下面介紹確認函的標準格式及提供一份簡單的范文。
確認函的格式
1. 信頭（Letterhead）
- 包括公司的名稱、地址、聯(lián)系電話和電子郵件地址等。
2. 日期
- 寫明發(fā)信日期。
3. 收件人信息
- 包括收件人的姓名、職位、公司名稱和地址。
4. 稱呼
- 根據(jù)情況使用適當?shù)木捶Q，如“尊敬的XX先生/女士”。
5. 正文
- 引言：簡要說明寫信的目的。
- 詳細正文：回顧之前討論的重點，包括任何已達成的協(xié)議或決定。
- 行動呼吁：如果有需要對方采取的行動，應明確指出。
6. 結(jié)尾
- 表達感謝和期待回復的意愿。
7. 簽名
- 包括發(fā)件人的簽名和打印名字。
8. 附件（如有）
- 如果信件中提到了附加文件，需在信件末尾列出。
確認函范文
[公司信頭]
日期：XXXX年X月X日
[收件人姓名] [收件人職位] [公司名稱] [公司地址]
尊敬的 [收件人姓氏] 先生/女士，
主題：關于XXXX項目會議紀要的確認
感謝您在上周與我們進行的項目討論。為了確保我們雙方對會議內(nèi)容的理解和記憶一致，我特此寫信確認以下要點：
- 我們同意將項目啟動日期定于XXXX年XX月XX日。
- 貴公司將提供必要的技術支持和資源，以助我們的團隊按時完成項目里程碑。
- 雙方將各自指定一名項目經(jīng)理，負責日常溝通和協(xié)調(diào)工作。
- 我們計劃每月召開一次進度更新會議，確保項目按計劃推進。
請您審閱上述內(nèi)容，并在方便時確認這些安排是否符合您的預期。如果您有任何疑問或需要進一步討論的事項，請隨時與我聯(lián)系。
再次感謝您的合作，并期待我們的項目取得成功。
祝好，
[你的全名] [你的職位] [你的聯(lián)系方式]
附件：會議紀要摘要
以上是確認函的基本結(jié)構(gòu)和一個簡單的示例。在實際使用時，應根據(jù)具體情況調(diào)整內(nèi)容和格式。