在商務(wù)溝通與日常交流中，確認(rèn)函作為一種正式且禮貌的書面回復(fù)方式，扮演著重要角色。它不僅能夠明確雙方之前討論或約定的內(nèi)容，還能有效避免后續(xù)執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的誤解或遺漏。下面，我們將詳細介紹一份標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)函的基本結(jié)構(gòu)和撰寫要點，并附上一則實用范文供參考。
一、確認(rèn)函基本結(jié)構(gòu)
- 標(biāo)題：直接而清晰地反映信件性質(zhì)，如“關(guān)于XXXX事項的確認(rèn)函”。
- 日期：位于正文上方右側(cè)，標(biāo)明發(fā)送確認(rèn)函的具體時間。
- 收件人信息：包括姓名、職位（如果適用）、公司名稱及地址等詳細信息。
- 開篇問候語：根據(jù)具體情況選用尊敬的/親愛的等開頭詞，后接對方姓名或稱呼。
- 引言段：簡短說明寫此郵件的原因，比如是針對哪次會議、對話或是文件所做的響應(yīng)。
- 主體內(nèi)容：
- 詳細回顧并確認(rèn)雙方達成的所有關(guān)鍵點。
- 可以分條列出主要條款，確保每一項都被準(zhǔn)確無誤地記錄下來。
- 對于需要進一步澄清的地方，應(yīng)在此部分提出疑問或請求更多信息。
- 結(jié)束語：表達感謝之情，并期待對方的回復(fù)；同時也可提出下一步行動計劃建議。
- 簽名：包括發(fā)件人的全名、聯(lián)系方式以及職務(wù)等信息。
- 附件：如果有相關(guān)的支持材料或者補充文檔，則應(yīng)在信中提到并作為附件發(fā)送。
二、示例范文
主題：關(guān)于2023年度合作協(xié)議續(xù)簽事宜的確認(rèn)函
尊敬的李經(jīng)理，
您好！
感謝您上周對我們提出的《2023年度市場推廣合作框架》給予了積極反饋?；谖覀冎g的初步討論結(jié)果，現(xiàn)將本次合作的核心條款總結(jié)如下：
- 合作期限：自2023年1月1日起至2023年12月31日止。
- 服務(wù)范圍：乙方負責(zé)甲方產(chǎn)品在全國范圍內(nèi)的品牌宣傳活動策劃與實施。
- 預(yù)算總額：人民幣50萬元整。
- 支付方式：合同簽訂后一周內(nèi)預(yù)付30%，余款依據(jù)項目進度分期支付。
- 違約責(zé)任：任何一方違反本合同約定，需向守約方支付相當(dāng)于違約金數(shù)額兩倍之賠償金。
以上為我方對此次合作的理解，請您審閱并告知是否有誤或其他修改意見。一旦收到您的最終確認(rèn)，我們將盡快準(zhǔn)備正式合同文本以供雙方簽署。
再次感謝您的支持與信任，期待未來一年里攜手共創(chuàng)佳績！
祝商祺， [您的名字] [您的職位] [聯(lián)系電話] [電子郵箱] [日期]
通過遵循上述指南和示例模板，您可以輕松創(chuàng)建出既專業(yè)又個性化的確認(rèn)函，以滿足不同場合的需求。記得根據(jù)實際情況調(diào)整具體內(nèi)容哦！